Co musisz wiedzieć przed rozpoczęciem współpracy z agencją marketingową?

Współpraca z agencją marketingową to znaczący krok dla każdej firmy, który może wpłynąć na jej widoczność na rynku i efektywność sprzedaży. Wybór odpowiedniej agencji wymaga jednak głębokiego zrozumienia własnych potrzeb, celów oraz specyfiki rynku. Istnieje kilka istotnych aspektów, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji o wyborze odpowiedniej agencji i podpisaniem umowy. Oto przewodnik, który pomoże Ci uniknąć pułapek i niespodzianek oraz rozpocząć efektywną współpracę z agencją marketingową.

Spis treści:

Zrozumienie swoich potrzeb

• Rozpoznanie sytuacji firmy
• Określenie celów marketingowych

Wybór odpowiedniej agencji

• Kryteria wyboru
• Rodzaje agencji marketingowych

Zasady współpracy

• Kluczowe elementy umowy marketingowej
• Komunikacja i raportowanie

Unikanie pułapek
Ocena efektywności współpracy
Kluczowe wnioski

Przykładowe pytania do agencji

1. Zrozumienie swoich potrzeb

Przed rozpoczęciem poszukiwań agencji marketingowej, kluczowe jest dogłębne zrozumienie własnej firmy i jej potrzeb. Tylko wtedy możesz skutecznie komunikować swoje oczekiwania i ocenić, czy potencjalny partner marketingowy jest w stanie im sprostać.

Rozpoznanie sytuacji firmy:

• Określenie grup docelowych: Zidentyfikuj, kto jest Twoim idealnym klientem. Dowiedz się jakie potrzeby mają Twoi klienci, jakie problemy rozwiązujesz swoimi produktami czy usługami? Jasne zdefiniowanie grupy docelowej pozwoli agencji precyzyjnie kierować komunikaty marketingowe.
  
• Przygotowanie i analiza statystyk sprzedażowych: Analiza tych danych pomoże zrozumieć, które produkty lub usługi cieszą się największym zainteresowaniem i w jakich okresach. To kluczowe dla planowania kampanii i budżetowania.
  
• Przegląd i wylistowanie zasobów marketingowych firmy: Wymień wszystkie dostępne narzędzia i materiały marketingowe. Czy masz już content, zdjęcia produktów, case studies? To pomoże agencji lepiej zaplanować strategię.
  

Określenie celów marketingowych:

• Zdefiniowanie krótkoterminowych i długoterminowych celów: Wyraźnie sprecyzowane cele są fundamentem każdej kampanii. Czy chcesz zwiększyć rozpoznawalność marki, czy może generować leady? Jaki rezultat końcowy jest dla Ciebie najważniejszy?
  
• Analiza rynku i konkurencji: Wyznacz swoich głównych konkurentów i określ w czym są od ciebie lepsi oraz gdzie są twoje mocne strony względem ich działań. Rozeznaj jakie różnice występują między waszymi usługami/ofertą/produktami.

2. Wybór odpowiedniej agencji

Wybór odpowiedniej agencji marketingowej jest decyzją, która może zaważyć na sukcesie działań promocyjnych firmy. Zrozumienie różnic między typami agencji i co oferują, pomoże w wyborze najlepszego partnera.

Kryteria wyboru:

• Budżet, doświadczenie, specjalizacja, lokalizacja: Określenie, jakie środki finansowe masz dostępne na działania marketingowe pomoże wybrać agencję, której oferta cenowa będzie odpowiadać Twoim potrzebom i możliwościom. Sprawdź, jakie specjalistyczne doświadczenie powinna posiadać agencja aby dopasować ją do swojej branży. Zastanów się czy jej lokalizacja ma znaczenie dla prowadzonych działań. Czy chcesz mieć bezpośredni kontakt z przedstawicielami agencji i możliwość spotkań na żywo? Jeśli tak – postaw na firmę, która ma siedzibę w Twoim mieście lub niedalekiej odległości. Jeżeli natomiast kontakt zdalny jest dla Ciebie wystarczający, śmiało możesz szukać agencji w całym kraju.
  
• Przegląd portfolio i case studies agencji: Portfolio może dużo powiedzieć o umiejętnościach i doświadczeniu agencji. Case studies pokazują realne przykłady strategii i ich efektów, co jest doskonałym źródłem informacji o potencjale agencji.

Rodzaje agencji marketingowych:

• Agencje pełnozakresowe vs. specjalistyczne: Zrozumienie, jakie usługi są Ci potrzebne, pozwoli wybrać między agencją, która oferuje szeroki zakres usług, a taką, która specjalizuje się w konkretnym obszarze, np. SEO czy Social Media. Dobrym rozwiązaniem może okazać się wybór agencji, która podchodzi do działań marketingowych w sposób zintegrowany, czyli większość zadań możesz pozostawić w rękach jednej firmy (od kampanii reklamowych, poprzez prowadzenie działań w Social Media, po pozycjonowanie strony www). 

3. Zasady współpracy

Istotne jest ustalenie zasad współpracy na samym początku, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić obopólną satysfakcję z realizacji projektów.

Umowa z agencją:

Kluczowe elementy umowy marketingowej:

Umowa zawierana z agencją marketingową jest najważniejszym dokumentem, który reguluje zakres i warunki współpracy. Powinna być przede wszystkim jasna i zrozumiała, aby każdy zapis był jednoznaczny i nie dopuszczał do różnych interpretacji, co jest fundamentalne dla uniknięcia przyszłych konfliktów. W umowie konieczny jest dokładny opis świadczeń, co obejmuje zarówno wyliczenie usług, które będą realizowane, jak i określenie ich zakresu oraz czasu realizacji. Istotne jest, aby umowa precyzowała, czy agencja będzie odpowiedzialna za kompleksowe strategie marketingowe, czy skoncentruje się na określonych działaniach, takich jak SEO, social media czy content marketing.

Zasady dotyczące rozliczeń są równie istotne. Umowa musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące cennika, form płatności, terminów płatności oraz warunków dotyczących ewentualnych zaliczek czy kaucji. Ponadto, kluczowe jest zdefiniowanie, jak będą rozliczane dodatkowe prace, które wykraczają poza pierwotnie ustalony zakres działania.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym punktem jest raportowanie. Umowa powinna określać, jak często i w jakiej formie agencja będzie przedstawiała raporty z realizacji umowy. Częstotliwość i forma raportów powinny być dostosowane do potrzeb klienta oraz specyfiki projektu, aby zapewnić jasność komunikacji i możliwość bieżącego monitorowania postępu prac.

Komunikacja i raportowanie:

Istotne jest ustalenie regularności spotkań, które mogą odbywać się tygodniowo lub miesięcznie, zarówno osobiście, jak i zdalnie za pomocą wideokonferencji. Te spotkania służą omówieniu postępów, dostosowaniu strategii i rozwiązywaniu problemów.

Równie ważne jest ustalenie, jak często agencja będzie dostarczać raporty. Dobre raporty powinny zawierać nie tylko dane, ale także wnioski, zalecenia i plany na przyszłość, co pozwoli na bieżące dostosowywanie działań marketingowych.

Kolejnym ważnym elementem jest wybór odpowiednich kanałów komunikacji, takich jak e-mail, komunikatory czy systemy zarządzania projektami oraz ustalenie, kto będzie osobą kontaktową po obu stronach, aby zapewnić płynność i efektywność komunikacji. Dzięki jasnym zasadom komunikacji i raportowania, współpraca z agencją marketingową może być bardziej owocna.

4. Unikanie pułapek

Rozpoznawanie potencjalnych problemów zanim staną się one kryzysem jest kluczem do utrzymania zdrowej i efektywnej współpracy z agencją marketingową. Wiedza, na co zwrócić uwagę, może zapobiec wielu problemom i zapewnić, że Twoje inwestycje marketingowe przynoszą oczekiwane rezultaty.

Czerwone flagi:

Sygnały ostrzegawcze: Jednym z najważniejszych aspektów współpracy z agencją marketingową jest jasność i zrozumienie warunków umowy. Niejasne zapisy mogą prowadzić do konfliktów i nieporozumień, co negatywnie odbije się na całej współpracy. Brak regularnego raportowania jest kolejnym alarmującym sygnałem. Regularne raporty są niezbędne do monitorowania postępów i efektywności prowadzonych działań. Jeśli agencja nie dostarcza ich w ustalonych terminach lub są one niekompletne, może to wskazywać na problemy w realizacji strategii marketingowej.

Słabe rezultaty bez wyjaśnień są kolejnym znakiem ostrzegawczym. Każda kampania marketingowa może napotkać na trudności, ale profesjonalna agencja powinna być w stanie wyjaśnić przyczyny i zaproponować rozwiązania. Sugerowanie lub stosowanie nieetycznych praktyk, takich jak manipulowanie danymi czy nieuczciwe techniki SEO, jest absolutnie nieakceptowalne i powinno być natychmiastowo sygnalizowane jako niezgodne z zasadami profesjonalnej etyki biznesowej.

Transparentność i etyka: Upewnienie się, że agencja marketingowa działa transparentnie i etycznie, jest fundamentalne. Agencja powinna być otwarta na dyskusję o swoich metodach, narzędziach i strategiach oraz gotowa do udostępniania szczegółowych danych na temat wykonanych działań i ich efektywności. Transparencja w kosztorysowaniu i rozliczeniach także gra kluczową rolę. Wszelkie koszty powinny być jasno przedstawione i uzasadnione, a wszelkie dodatkowe opłaty lub zmiany w zakresie projektu powinny być wcześniej konsultowane.

Przestrzeganie zasad etyki zawodowej wskazuje na profesjonalizm i jest podstawą długotrwałej współpracy. Zawarcie w umowie klauzul dotyczących etyki, jak również regularne przeglądy i oceny zgodności działań z tymi zasadami, mogą pomóc w utrzymaniu wysokich standardów współpracy.

5. Ocena efektywności współpracy

Regularna ocena efektywności współpracy z agencją marketingową jest niezbędna do maksymalizacji rezultatów działań promocyjnych i reklamowych. Monitorowanie postępów pozwala na szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe oraz skuteczne dostosowywanie strategii marketingowych. Oto kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy ocenie efektywności współpracy.

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI):

Monitorowanie KPI: Regularne śledzenie kluczowych wskaźników efektywności jest krytyczne dla oceny, czy działania agencji przynoszą oczekiwane rezultaty. KPI powinny być dostosowane do specyfiki danej kampanii i mogą obejmować szeroki zakres wskaźników, takich jak:

• Ruch na stronie: Ilość i jakość ruchu może świadczyć o skuteczności działań SEO oraz kampanii reklamowych.
• Wskaźniki konwersji: Procent odwiedzających, którzy wykonują określone działania, takie jak zakup produktu, zapisanie się na newsletter czy pobranie materiału promocyjnego.
• Analiza kosztów i zwrotu z nakładów reklamowych (ROAS): Regularna ocena, czy wydatki na działania marketingowe przekładają się na proporcjonalne zyski, jest kluczowa dla utrzymania rentowności. Analiza ROAS pozwala na ocenę, jak efektywnie agencja wykorzystuje budżet reklamowy i czy inwestycje te przynoszą oczekiwane korzyści finansowe.
• Współczynnik zaangażowania: Wskazuje na to, jak bardzo treści generowane przez kampanie są angażujące dla odbiorców.
  

Systematyczna ocena efektywności współpracy z agencją marketingową pozwala na bieżące dostosowywanie działań marketingowych, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym. Umożliwia to również maksymalizację rezultatów i optymalizację kosztów, co przekłada się na sukces całej strategii marketingowej.

6. Kluczowe wnioski

Podjęcie decyzji o współpracy z agencją marketingową jest istotnym krokiem, który może znacząco wpłynąć na przyszłość Twojej firmy. Aby ten krok był przemyślany i przyniósł oczekiwane korzyści, istotne jest dokładne zrozumienie potrzeb Twojej firmy. Zidentyfikowanie celów biznesowych i marketingowych ułatwi wybór agencji, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Ważne jest wybranie agencji z odpowiednim doświadczeniem i portfolio, które pasuje do specyfiki Twojego sektora działalności. Sprawdzenie referencji i wyników poprzednich projektów może dostarczyć jasności co do kompetencji i efektywności agencji. Kluczowe jest również ustalenie jasnej komunikacji i regularne raportowanie, co są istotne dla przejrzystości i efektywności współpracy. Regularna ocena i dostosowanie strategii marketingowych pozwolą na szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe, co zwiększy skuteczność działań marketingowych.

Pamiętaj, że dobra decyzja to świadoma decyzja. Sprawdź, jakie projekty realizowała agencja, jakie strategie proponuje i jak ocenia swoje dotychczasowe sukcesy. Więcej informacji możesz znaleźć na stronach internetowych agencji, w publikacjach branżowych czy poprzez bezpośredni kontakt.

7. Przykładowe pytania do agencji

Podczas pierwszych rozmów z agencją marketingową warto zadać pytania, które pozwolą ocenić jej kompetencje, doświadczenie oraz podejście do realizacji projektów. Oto zestaw przykładowych pytań, które pomogą ci dokonać świadomego wyboru:

Jakie doświadczenie macie w branży, w której działa moja firma?

• Pozwoli to zrozumieć, czy agencja ma doświadczenie w twoim sektorze i czy rozumie specyfikę rynku.

Czy możecie pokazać przykłady udanych kampanii, które przeprowadziliście dla innych klientów, szczególnie w mojej branży?

• Poproś o case studies lub wyniki konkretnych projektów.

Jakie strategie marketingowe uważacie za najskuteczniejsze w moim segmencie rynku?

• Pozwoli to ocenić, czy agencja jest na bieżąco z trendami marketingowymi i czy potrafi dostosować strategię do zmieniających się warunków.

Jakie są Wasze główne kanały komunikacji i promocji, które proponujecie klientom?

• Dowiesz się, czy agencja ma szerokie kompetencje w różnych kanałach marketingowych, takich jak SEO, media społecznościowe, e-mail marketing czy marketing treści.

Jak wyglądają raporty i jak często będę je otrzymywał?

• To ważne, aby wiedzieć, jak będziesz informowany o efektach działań marketingowych i jaki jest schemat komunikacji.

Jakie narzędzia analityczne i technologiczne stosujecie do mierzenia efektywności kampanii?

• Zrozumienie, jakie narzędzia są wykorzystywane, pomoże ocenić zaawansowanie technologiczne i analityczne agencji.

Jak wygląda struktura opłat za Wasze usługi? Czy są jakieś dodatkowe koszty, o których powinienem wiedzieć?

• Pozwoli to uniknąć niespodzianek finansowych i lepiej zaplanować budżet marketingowy.

Jakie są Wasze standardowe warunki umowy? Czy istnieje możliwość dostosowania umowy do moich potrzeb?

• Dowiesz się więcej o elastyczności agencji i możliwościach dostosowania współpracy do Twoich wymagań.

Kto dokładnie będzie odpowiedzialny za moje projekty?

• To dobre pytanie, aby dowiedzieć się, kto będzie twoim głównym kontaktem i jakie ma doświadczenie.

Jakie macie procedury w przypadku, gdy kampania nie przynosi oczekiwanych wyników?

• Zrozumiesz, jak agencja radzi sobie z wyzwaniami i jakie ma podejście do optymalizacji działań, które nie spełniają oczekiwań.

Podsumowując, jako agencja marketingowa, wiemy, jak istotne jest, aby każda współpraca opierała się na solidnych fundamentach zrozumienia potrzeb klienta, jasnych zasadach oraz regularnej ocenie efektów. Dlatego, doradzając naszym partnerom, zawsze stawiamy na transparentność, klarowną komunikację i dostosowywanie strategii do dynamicznych warunków rynkowych. Dzięki takiemu podejściu, współpraca staje się nie tylko bardziej efektywna, ale również bardziej satysfakcjonująca, przynosząc oczekiwane rezultaty. Jesteśmy gotowi wspierać Twoją firmę na każdym etapie procesu marketingowego.

Autor: Magdalena Dziurzyńska-Groszek – Content Manager w LUPIGO

Content managerka związana z branżą marketingu online od ponad 13 lat. W projektach stawia przede wszystkim na jakość. Dba o przestrzeganie zasad języka polskiego i szeroko pojętą kulturę języka. Treści, które proponuje są dokładnie dopasowane do branży, charakteru biznesu oraz grupy docelowej. W LUPIGO uczestniczy w tworzeniu strategii komunikacji dla firm, odpowiada za treści kampanii reklamowych, teksty tworzone w projektach SEO, publikacje na stronach internetowych klientów, kontakt z wydawcami.